무역 거래 한 건은 발주서 한 장으로 시작하지만 끝나기까지 회사 안팎의 여러 사람을 거칩니다. 해외 공급사에 발주하고, 오더 확인을 받고, 포워더와 선적 일정을 잡고, 관세사와 통관을 챙기고, 창고에 입고를 알리고, 고객에게 납기를 말하고, 인보이스와 입금을 맞춥니다. 이 사이를 잇는 일은 대개 담당자 한 사람이 메일과 전화와 메신저로 합니다.
유튜브 채널 AI Frontier Korea의 117화에서 고종옥 코스맥스 PI혁신부문장은 한 부서 담당자의 하루를 예로 들었습니다. 고 부문장의 말로는 그 담당자가 사내 메신저로 받는 업무가 많게는 하루 300건에 이르렀고, 그 하나하나를 모두 챙겨야 했다고 합니다. 고 부문장은 이런 일이 여러 부서에서 사라지고 있고, 아예 없어진 업무도 있다고 말했습니다.
연결에도 비용이 듭니다
대담 상대인 노정석 비팩토리 대표(코스맥스 디지털 자문)는 그 메시지가 모두 소통 비용이라고 짚었습니다. 사람들이 하루 종일 전화를 붙들고 일한 것도 같은 비용이고, 모두가 한 번에 볼 수 있는 동기화된 데이터베이스 하나가 있으면 확인하고 끝낼 일이라는 설명이었습니다. 고 부문장은 소프트웨어 일만 해 온 사람에게는 당연하게 들리겠지만, 업계를 들여다보니 대부분 그렇게 하지 못하고 있었다고 답했습니다. 알고 보니 ERP는 원래 엑셀과 함께 돌아가는 것이었고, 그것이 꽤 충격이었다고도 했습니다.
고 부문장은 대담 후반에 영업 담당자의 일을 더 자세히 풀었습니다. 고객 요청을 받은 담당자는 품질 문제면 품질팀에, 생산 문제면 생산팀에, 자재가 막히면 자재 담당자에게 연락합니다. 용기 뚜껑에 문제가 있으면 부자재 쪽과 외부 공급사에 연락해 일정을 맞춥니다. 노 대표는 결국 한 사람이 뒤쪽의 모든 팀을 잇고 있다고 정리했습니다. 고 부문장은 시스템이 일부를 처리해 주지만, 급한데 시스템에 최신 내용이 없으면 전부 전화로 한다고 했습니다. 그리고 데이터와 업무 순서가 정해지고 나면 이런 반복 확인은 결국 자동으로 처리되고, 담당자는 고객에게 더 집중하게 될 것이라고 내다봤습니다. 노 대표는 자기 팀에도 반복 업무는 덜어 줄 테니 통찰을 가져오라고 말한다고 했습니다.
무역 현장의 같은 장면
무역 회사에서는 거래 담당자가 그 자리에 있습니다. 인터뷰 속 영업 담당자가 회사 안의 팀들과 외부 공급사를 이었듯, 무역 담당자는 해외 공급사와 포워더, 관세사, 고객사, 회계를 잇습니다. 모두린이 자주 보는 어긋남 가운데 두 가지가 이 연결 비용에서 나옵니다. 하나는 선적 서류가 메일함마다 흩어지는 일입니다. 서류가 거래가 아니라 사람 앞으로 오기 때문입니다. 다른 하나는 같은 거래를 견적서와 발주서와 엑셀에 세 번 옮겨 적는 일입니다. 문서마다 따로 만들기 때문입니다. 메일함과 장부가 갈라진 만큼 확인 메일과 전화가 생깁니다.
한 장의 기록에서 시작합니다
모두린은 거래 한 건을 하나의 기록으로 잇는 데서 시작합니다. 한 번 입력한 발주가 공급사 확인과 선적, 통관과 입고 화면에 같은 사실로 이어지게 합니다. AWB와 B/L, 인보이스는 담당자의 메일함이 아니라 선적 건에 붙고, 바뀐 도착 일정은 통관과 입고를 맡을 사람이 같은 흐름에서 봅니다. 포워더 청구서가 오면 운임과 관세를 품목별 원가로 나누고, 출고에서 인보이스와 미수까지 한 줄로 잇습니다.
이렇게 해도 사람이 할 일은 남습니다. 공급사와 일정을 조정하고, 차이가 난 이유를 판단하고, 고객과 이야기하는 일입니다. 기록이 한 장으로 모이면 그 일을 하기 전에 숫자부터 묻는 메일을 줄일 수 있습니다.